E-računi više nisu samo za velike korporacije. Diljem Europe države uvode obvezne strukturirane elektroničke račune između poduzetnika - a PDF poslan e-mailom nije e-račun. Evo što znači e-računovanje, koji rokovi vrijede u najvažnijim zemljama i kako se male tvrtke mogu pripremiti bez stresa.
Ukratko
- E-račun je strukturirana datoteka (obično XML) koju klijentov softver može automatski pročitati - PDF nije dovoljan.
- Europski standard je EN 16931; Peppol UBL 2.1 jedan je od najraširenijih formata.
- Njemačka, Belgija, Francuska, Poljska i Hrvatska postupno uvode obvezne B2B e-račune.
- EU planira e-račune za prekogranične B2B transakcije od 2030. (ViDA).
Što je e-račun?
E-račun je račun u strukturiranom, strojno čitljivom formatu. Umjesto slike računa (PDF ili papir), klijent dobiva datoteku u kojoj je svaki podatak - prodavatelj, kupac, PDV broj, stavke, iznosi, IBAN - u točno određenom polju. Klijentov računovodstveni program automatski ga uvozi, bez prepisivanja.
EN 16931 i Peppol UBL 2.1
EN 16931 je europski standard koji određuje koje podatke e-račun sadrži. Peppol UBL 2.1 je široko korišten XML format zasnovan na tom standardu, a Peppol je i mreža preko koje tvrtke i javna tijela razmjenjuju e-račune. Mnogi nacionalni formati izgrađeni su na istom standardu.
Rokovi u važnim zemljama
Datumi u nastavku planovi su poznati u trenutku pisanja. Vlade ih povremeno mijenjaju, pa provjerite u poreznoj upravi ili kod knjigovođe.
Njemačka
Od 1. siječnja 2025. sve tvrtke moraju moći primati e-račune od drugih tvrtki. Izdavanje postaje obvezno postupno: od 2027. za tvrtke s prometom iznad 800.000 € u prethodnoj godini, a od 2028. za sve. Prihvaćeni formati su među ostalima XRechnung i ZUGFeRD, oba zasnovana na EN 16931.
Belgija
Od 1. siječnja 2026. e-računi putem Peppola obvezni su za većinu B2B transakcija između belgijskih obveznika PDV-a.
Francuska
Francuska postupno uvodi obvezne e-račune od rujna 2026.: sve tvrtke moraju moći primati e-račune, velike i srednje tvrtke ih prve moraju izdavati, a male i mikro tvrtke slijede od rujna 2027.
Poljska
Poljska tijekom 2026. postupno uvodi nacionalni sustav KSeF, preko kojeg se moraju izdavati računi između poduzetnika.
Hrvatska
Od 1. siječnja 2026. Hrvatska u sklopu Fiskalizacije 2.0 zahtijeva e-račune između obveznika PDV-a, uz razmjenu preko informacijskih posrednika i fiskalizaciju e-računa.
EU: ViDA
Paketom "PDV u digitalnom dobu" (ViDA) EU planira od srpnja 2030. uvesti obvezne e-račune za prekogranične B2B transakcije unutar EU i olakšati državama uvođenje domaćih e-računa.
Zašto su e-računi dobra vijest za male tvrtke
- Brža naplata - računi idu izravno u klijentov sustav, bez kašnjenja i prepisivanja.
- Manje pogrešaka - nedostajući PDV brojevi ili pogrešan IBAN otkriju se prije slanja.
- Manje papirologije - bez ispisivanja, skeniranja i razvrstavanja.
- Spremni za budućnost - kad vaša zemlja uvede obvezu, već ste pripremljeni.
Kako se pripremiti u pet koraka
- Provjerite klijente: tko od njih već traži e-račune, posebno javna tijela i velike tvrtke?
- Provjerite osnovne podatke: točni PDV brojevi, adrese i IBAN za vas i vaše klijente.
- Odaberite softver koji izvozi EN 16931 / Peppol UBL, a ne samo PDF.
- Pitajte knjigovođu koja nacionalna pravila i rokovi vrijede za vas.
- Testirajte na vrijeme: pošaljite nekoliko e-računa prije nego što postane obvezno.
E-računi uključeni u svaki paket: AdBooks izrađuje Peppol UBL 2.1 (EN 16931) XML uz svaki PDF i prije izvoza provjerava IBAN, PDV broj i stavke. Isprobajte besplatno 14 dana.
Važno: neke zemlje dodatno traže nacionalne sustave ili certificirane posrednike (na primjer Fiskalizaciju 2.0 u Hrvatskoj ili KSeF u Poljskoj). AdBooks se ne povezuje s nacionalnim sustavima fiskalizacije, pa s knjigovođom provjerite što vrijedi za vaše poslovanje.
Česta pitanja
Je li PDF račun e-račun?
Ne. PDF je elektronički dokument, ali nije strukturirani e-račun. E-račun je strojno čitljiva datoteka, obično XML, prema EN 16931.
Koja je razlika između Peppola i XRechnunga?
Oba su zasnovana na EN 16931. Peppol UBL koristi se diljem Europe i ujedno je mreža za razmjenu računa; XRechnung je njemački nacionalni format, uglavnom za javna tijela.
Trebaju li mi e-računi za privatne klijente?
U većini zemalja nove obveze vrijede za račune između poduzetnika (B2B) i prema javnim tijelima. Za privatne klijente obično je i dalje dovoljan običan račun.
Koliko koštaju e-računi?
U mnogim programima za račune su uključeni. U AdBooksu je XML izvoz dio svakog paketa.
Zaključak
E-računi dolaze u cijelu Europu - pitanje je samo kada postaju obvezni u vašoj zemlji. Tvrtke koje prijeđu ranije štede vrijeme, brže naplaćuju i izbjegavaju žurbu u zadnji čas. Provjerite podatke, odaberite softver koji izvozi EN 16931 i počnite slati e-račune prije nego što morate.