La fattura elettronica non riguarda più solo le grandi aziende. In tutta Europa gli Stati rendono obbligatorie le fatture elettroniche strutturate tra imprese, e un PDF inviato per e-mail non è una fattura elettronica. Ecco cosa significa fatturazione elettronica, quali scadenze valgono nei Paesi più importanti e come le piccole imprese possono prepararsi senza stress.
In breve
- Una fattura elettronica è un file strutturato (di solito XML) che il software del cliente legge automaticamente: un PDF non basta.
- Lo standard europeo è la EN 16931; Peppol UBL 2.1 è uno dei formati più diffusi.
- Dopo l’Italia, anche Germania, Belgio, Francia, Polonia e Croazia introducono l’obbligo B2B per fasi.
- L’UE prevede la fattura elettronica per le operazioni B2B transfrontaliere dal 2030 (ViDA).
Cos’è una fattura elettronica?
È una fattura in un formato strutturato e leggibile da una macchina. Invece di un’immagine della fattura (PDF o carta), il cliente riceve un file in cui ogni dato (venditore, acquirente, partita IVA, voci, importi, IBAN) si trova in un campo definito. Il suo gestionale la importa automaticamente, senza ribattitura.
EN 16931 e Peppol UBL 2.1
La EN 16931 è la norma europea che definisce quali dati contiene una fattura elettronica. Peppol UBL 2.1 è un formato XML molto usato basato su questa norma, e Peppol è anche una rete attraverso cui imprese e pubbliche amministrazioni si scambiano fatture. Molti formati nazionali si basano sulla stessa norma.
Le scadenze nei Paesi principali
Le date seguenti sono i piani noti al momento della stesura. I governi le modificano di tanto in tanto: verifichi con l’amministrazione finanziaria o con il commercialista.
Italia
L’Italia è stata pioniera: dal 2019 la fattura elettronica tra imprese passa obbligatoriamente dal Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, nel formato nazionale FatturaPA.
Germania
Dal 1° gennaio 2025 tutte le imprese devono poter ricevere fatture elettroniche da altre imprese. L’emissione diventa obbligatoria per fasi: dal 2027 per imprese con un fatturato dell’anno precedente superiore a 800.000 €, dal 2028 per tutte.
Belgio
Dal 1° gennaio 2026 la fattura elettronica tramite Peppol è obbligatoria per la maggior parte delle operazioni B2B tra soggetti IVA belgi.
Francia
La Francia introduce l’obbligo per fasi da settembre 2026: tutte le imprese devono poter ricevere fatture elettroniche, grandi e medie imprese devono emetterle per prime, piccole e micro imprese seguono da settembre 2027.
Polonia
La Polonia introduce per fasi nel 2026 il sistema nazionale KSeF, attraverso cui devono essere emesse le fatture tra imprese.
Croazia
Dal 2026 la Croazia richiede, nell’ambito delle nuove regole di fiscalizzazione, la fattura elettronica tra soggetti IVA.
UE: ViDA
Con il pacchetto «IVA nell’era digitale» (ViDA) l’UE prevede dal luglio 2030 l’obbligo di fattura elettronica per le operazioni B2B transfrontaliere all’interno dell’UE.
Perché è una buona notizia per le piccole imprese
- Incassi più rapidi - le fatture arrivano direttamente nel sistema del cliente, senza ritardi né ribattiture.
- Meno errori - una partita IVA mancante o un IBAN sbagliato vengono individuati prima dell’invio.
- Meno carta - niente stampa, scansione e archiviazione.
- Pronti per il futuro - quando l’obbligo arriva, Lei è già preparato.
Come prepararsi in cinque passi
- Verifichi i clienti: chi chiede già fatture elettroniche, soprattutto enti pubblici e grandi aziende?
- Verifichi i dati: partite IVA, indirizzi e IBAN corretti, Suoi e dei clienti.
- Scelga un software che esporti in EN 16931 / Peppol UBL, non solo PDF.
- Chieda al commercialista quali regole e scadenze nazionali valgono per Lei.
- Provi per tempo: invii qualche fattura elettronica prima che diventi obbligatorio.
Fattura elettronica inclusa in ogni piano: AdBooks genera un XML Peppol UBL 2.1 (EN 16931) accanto a ogni PDF e controlla IBAN, partita IVA e voci prima dell’esportazione. Provi gratis per 14 giorni.
Nota bene: alcuni Paesi richiedono in più sistemi nazionali o piattaforme certificate (per esempio lo SdI in Italia o KSeF in Polonia). AdBooks non è collegato ai sistemi nazionali come lo SdI, quindi verifichi con il commercialista cosa vale nel Suo caso.
Domande frequenti
Una fattura in PDF è una fattura elettronica?
No. Un PDF è un documento elettronico, ma non una fattura elettronica strutturata. Questa è un file leggibile da una macchina, di solito XML, conforme alla EN 16931.
Che differenza c’è tra Peppol e XRechnung?
Entrambi si basano sulla EN 16931. Peppol UBL è usato in tutta Europa ed è anche una rete di scambio; XRechnung è il formato nazionale tedesco, soprattutto per la pubblica amministrazione.
Servono fatture elettroniche per i privati?
Dipende dal Paese: in Italia sì, tramite SdI; in molti altri Paesi le nuove regole riguardano solo le fatture tra imprese (B2B) e verso la pubblica amministrazione.
Quanto costa la fattura elettronica?
In molti software di fatturazione è inclusa. In AdBooks l’esportazione XML fa parte di ogni piano.
Conclusione
La fattura elettronica arriva in tutta Europa: la sola domanda è quando diventerà obbligatoria nel Suo Paese. Le imprese che si muovono per tempo risparmiano tempo, incassano prima ed evitano la corsa dell’ultimo minuto. Verifichi i dati, scelga un software che esporti in EN 16931 e inizi prima di esservi obbligato.