E-facturatie is allang niet meer alleen iets voor grote bedrijven. In heel Europa maken landen gestructureerde elektronische facturen tussen bedrijven verplicht - en een pdf per e-mail is geen e-factuur. Hier leest u wat e-facturatie is, welke termijnen in belangrijke landen gelden en hoe kleine bedrijven zich zonder stress voorbereiden.
In het kort
- Een e-factuur is een gestructureerd bestand (meestal XML) dat de software van de klant automatisch inleest - een pdf is niet genoeg.
- De Europese norm is EN 16931; Peppol UBL 2.1 is een van de meest gebruikte formaten.
- België, Duitsland, Frankrijk, Polen en Kroatië voeren de B2B-verplichting stapsgewijs in.
- De EU plant e-facturatie voor grensoverschrijdende B2B-transacties vanaf 2030 (ViDA).
Wat is een e-factuur?
Een e-factuur is een factuur in een gestructureerd, machineleesbaar formaat. In plaats van een afbeelding van de factuur (pdf of papier) ontvangt de klant een bestand waarin elk gegeven - verkoper, koper, btw-nummer, posten, bedragen, IBAN - in een vast veld staat. Het boekhoudpakket van de klant leest het automatisch in, zonder overtypen.
EN 16931 en Peppol UBL 2.1
EN 16931 is de Europese norm die bepaalt welke gegevens een e-factuur bevat. Peppol UBL 2.1 is een veelgebruikt XML-formaat op basis van die norm, en Peppol is ook een netwerk waarlangs bedrijven en overheden facturen uitwisselen. Veel nationale formaten, zoals SI-UBL in Nederland, zijn op dezelfde norm gebaseerd.
Termijnen in belangrijke landen
De data hieronder zijn de plannen die bekend waren bij het schrijven. Overheden passen ze soms aan - controleer de actuele stand bij de Belastingdienst of FOD Financiën, of bij uw boekhouder.
België
Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie via Peppol verplicht voor de meeste B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen.
Nederland
Nederland kent al langer e-facturatie richting de overheid; voor B2B is een verplichting in voorbereiding in lijn met de Europese ViDA-regels.
Duitsland
Sinds 1 januari 2025 moeten alle bedrijven e-facturen van andere bedrijven kunnen ontvangen. Versturen wordt stapsgewijs verplicht: vanaf 2027 voor bedrijven met meer dan 800.000 € omzet in het vorige jaar, vanaf 2028 voor iedereen.
Frankrijk
Frankrijk voert de verplichting vanaf september 2026 stapsgewijs in: alle bedrijven moeten e-facturen kunnen ontvangen, grote en middelgrote bedrijven moeten ze als eerste versturen, kleine en micro-ondernemingen volgen vanaf september 2027.
Polen en Kroatië
Polen voert in 2026 stapsgewijs het nationale systeem KSeF in. Kroatië vraagt vanaf 2026 e-facturen tussen btw-plichtigen in het kader van nieuwe fiscalisatieregels.
EU: ViDA
Met het pakket "btw in het digitale tijdperk" (ViDA) wil de EU vanaf juli 2030 e-facturatie verplichten voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU.
Waarom e-facturatie goed nieuws is voor kleine bedrijven
- Sneller betaald - facturen komen direct in het systeem van de klant, zonder vertraging of overtypen.
- Minder fouten - een ontbrekend btw-nummer of verkeerde IBAN valt op vóór verzending.
- Minder papierwerk - geen printen, scannen of sorteren.
- Klaar voor de toekomst - als de verplichting in uw land komt, bent u al voorbereid.
In vijf stappen voorbereiden
- Controleer uw klanten: wie vraagt al om e-facturen, vooral overheden en grote bedrijven?
- Controleer uw stamgegevens: juiste btw-nummers, adressen en IBAN, van u en uw klanten.
- Kies software die EN 16931 / Peppol UBL exporteert, niet alleen pdf.
- Vraag uw boekhouder welke nationale regels en termijnen voor u gelden.
- Test op tijd: verstuur een paar e-facturen voordat het verplicht wordt.
E-facturatie in elk pakket inbegrepen: AdBooks maakt bij elke pdf een Peppol UBL 2.1-XML (EN 16931) en controleert vóór export IBAN, btw-nummer en posten. Probeer 14 dagen gratis.
Let op: sommige landen vragen daarnaast nationale systemen of gecertificeerde platforms (bijvoorbeeld KSeF in Polen). AdBooks is niet gekoppeld aan nationale fiscalisatiesystemen - overleg met uw boekhouder wat in uw land geldt.
Veelgestelde vragen
Is een pdf-factuur een e-factuur?
Nee. Een pdf is een elektronisch document, maar geen gestructureerde e-factuur. Een e-factuur is een machineleesbaar bestand, meestal XML, volgens EN 16931.
Wat is het verschil tussen Peppol en XRechnung?
Beide zijn gebaseerd op EN 16931. Peppol UBL wordt in heel Europa gebruikt en is ook een netwerk voor uitwisseling; XRechnung is het Duitse nationale formaat, vooral voor de overheid.
Heb ik e-facturen nodig voor particulieren?
In de meeste landen gelden de nieuwe verplichtingen voor facturen tussen bedrijven (B2B) en aan de overheid. Voor particulieren volstaat meestal nog een gewone factuur.
Wat kost e-facturatie?
In veel facturatieprogramma's is het inbegrepen. In AdBooks hoort de XML-export bij elk pakket.
Conclusie
E-facturatie komt naar heel Europa - de enige vraag is wanneer het in uw land verplicht wordt. Bedrijven die vroeg overstappen, besparen tijd, worden sneller betaald en voorkomen haastwerk op het laatste moment. Controleer uw gegevens, kies software met EN 16931-export en begin met e-facturen voordat het moet.