E-fakturering är inte längre bara något för storföretag. I hela Europa gör länder strukturerade elektroniska fakturor mellan företag obligatoriska - och en PDF som skickas med e-post är ingen e-faktura. Här är vad e-fakturering innebär, vilka tidsgränser som gäller i viktiga länder och hur småföretag kan förbereda sig utan stress.
Kort sammanfattning
- En e-faktura är en strukturerad fil (oftast XML) som kundens program läser in automatiskt - en PDF räcker inte.
- Den europeiska standarden är EN 16931; Peppol UBL 2.1 är ett av de vanligaste formaten.
- Tyskland, Belgien, Frankrike, Polen och Kroatien inför krav på e-faktura mellan företag stegvis.
- EU planerar e-faktura för gränsöverskridande B2B-affärer från 2030 (ViDA).
Vad är en e-faktura?
En e-faktura är en faktura i ett strukturerat, maskinläsbart format. I stället för en bild av fakturan (PDF eller papper) får kunden en fil där varje uppgift - säljare, köpare, momsnummer, poster, belopp, IBAN - finns i ett bestämt fält. Kundens bokföringsprogram läser in den automatiskt, utan att någon skriver av.
EN 16931 och Peppol UBL 2.1
EN 16931 är den europeiska standarden som anger vilka uppgifter en e-faktura innehåller. Peppol UBL 2.1 är ett vanligt XML-format baserat på standarden, och Peppol är också ett nätverk där företag och myndigheter utbyter fakturor. I Sverige har Peppol länge använts för fakturor till offentlig sektor.
Tidsgränser i viktiga länder
Datumen nedan är de planer som var kända när texten skrevs. Regeringar ändrar dem ibland - kontrollera med Skatteverket eller din redovisningskonsult.
Sverige
Sedan 2019 måste fakturor till offentlig sektor i Sverige vara e-fakturor, oftast via Peppol. För fakturor mellan företag finns inget allmänt krav ännu, men EU:s ViDA-regler kommer att påverka även svenska företag.
Tyskland
Sedan 1 januari 2025 måste alla företag kunna ta emot e-fakturor från andra företag. Att skicka blir obligatoriskt stegvis: från 2027 för företag med en omsättning över 800 000 € föregående år och från 2028 för alla.
Belgien
Sedan 1 januari 2026 är e-fakturering via Peppol obligatoriskt för de flesta B2B-affärer mellan momsregistrerade företag i Belgien.
Frankrike
Frankrike inför kravet stegvis från september 2026: alla företag måste kunna ta emot e-fakturor, stora och medelstora företag måste skicka dem först och små företag och mikroföretag följer från september 2027.
Polen och Kroatien
Polen inför under 2026 stegvis det nationella systemet KSeF. Kroatien kräver från 2026 e-fakturor mellan momsregistrerade företag inom ramen för nya regler för fiskalisering.
EU: ViDA
Med paketet "Moms i den digitala tidsåldern" (ViDA) planerar EU att från juli 2030 kräva e-faktura för gränsöverskridande B2B-affärer inom EU.
Varför e-faktura är goda nyheter för småföretag
- Snabbare betalning - fakturan går direkt in i kundens system, utan förseningar och manuell inmatning.
- Färre fel - saknade momsnummer eller fel IBAN upptäcks innan fakturan skickas.
- Mindre pappersarbete - ingen utskrift, skanning eller sortering.
- Redo för framtiden - när kravet kommer i ditt land är du redan förberedd.
Förbered dig i fem steg
- Kontrollera dina kunder: vilka begär redan e-fakturor, särskilt myndigheter och stora företag?
- Kontrollera dina grunddata: rätt momsnummer, adresser och IBAN för dig och dina kunder.
- Välj ett program som exporterar EN 16931 / Peppol UBL, inte bara PDF.
- Fråga din redovisningskonsult vilka nationella regler och datum som gäller dig.
- Testa i god tid: skicka några e-fakturor innan det blir obligatoriskt.
E-faktura ingår i alla paket: AdBooks skapar en Peppol UBL 2.1-XML (EN 16931) bredvid varje PDF och kontrollerar IBAN, momsnummer och poster före export. Testa gratis i 14 dagar.
Observera: vissa länder kräver dessutom nationella system eller certifierade plattformar (till exempel KSeF i Polen). AdBooks är inte kopplat till nationella fiskaliseringssystem, så kontrollera med din redovisningskonsult vad som gäller i ditt land.
Vanliga frågor
Är en PDF-faktura en e-faktura?
Nej. En PDF är ett elektroniskt dokument, men ingen strukturerad e-faktura. En e-faktura är en maskinläsbar fil, oftast XML, enligt EN 16931.
Vad är skillnaden mellan Peppol och XRechnung?
Båda bygger på EN 16931. Peppol UBL används i hela Europa och är också ett nätverk för fakturautbyte; XRechnung är det tyska nationella formatet, främst för myndigheter.
Behöver jag e-fakturor till privatkunder?
I de flesta länder gäller de nya kraven fakturor mellan företag (B2B) och till offentlig sektor. Till privatkunder räcker oftast fortfarande en vanlig faktura.
Vad kostar e-fakturering?
I många faktureringsprogram ingår det. I AdBooks ingår XML-exporten i alla paket.
Slutsats
E-fakturering kommer till hela Europa - frågan är bara när det blir obligatoriskt i ditt land. Företag som byter tidigt sparar tid, får betalt snabbare och slipper stressen i sista minuten. Kontrollera dina uppgifter, välj ett program med EN 16931-export och börja skicka e-fakturor innan du måste.