E-računi niso več samo za velike korporacije. Po vsej Evropi države uvajajo obvezne strukturirane elektronske račune med podjetji - PDF, poslan po e-pošti, pa ni e-račun. Tukaj je, kaj pomeni e-računovanje, kateri roki veljajo v pomembnih državah in kako se mala podjetja lahko pripravijo brez stresa.
Na kratko
- E-račun je strukturirana datoteka (običajno XML), ki jo programska oprema stranke samodejno prebere - PDF ne zadošča.
- Evropski standard je EN 16931; Peppol UBL 2.1 je eden najbolj razširjenih formatov.
- Nemčija, Belgija, Francija, Poljska in Hrvaška postopoma uvajajo obvezne B2B e-račune.
- EU načrtuje e-račune za čezmejne B2B transakcije od leta 2030 (ViDA).
Kaj je e-račun?
E-račun je račun v strukturirani, strojno berljivi obliki. Namesto slike računa (PDF ali papir) stranka prejme datoteko, v kateri je vsak podatek - prodajalec, kupec, ID za DDV, postavke, zneski, IBAN - v točno določenem polju. Računovodski program stranke ga samodejno uvozi, brez pretipkavanja.
EN 16931 in Peppol UBL 2.1
EN 16931 je evropski standard, ki določa, katere podatke vsebuje e-račun. Peppol UBL 2.1 je široko uporabljen format XML na podlagi tega standarda, Peppol pa je tudi omrežje, prek katerega podjetja in javni organi izmenjujejo e-račune. Številni nacionalni formati so zgrajeni na istem standardu.
Roki v pomembnih državah
Spodnji datumi so načrti, znani v času pisanja. Vlade jih občasno spremenijo, zato preverite pri davčni upravi ali računovodji.
Nemčija
Od 1. januarja 2025 morajo vsa podjetja znati prejemati e-račune drugih podjetij. Izdajanje postaja obvezno postopoma: od leta 2027 za podjetja s prometom nad 800.000 € v preteklem letu, od leta 2028 za vsa. Med sprejetimi formati sta XRechnung in ZUGFeRD, oba na podlagi EN 16931.
Belgija
Od 1. januarja 2026 so e-računi prek Peppola obvezni za večino B2B transakcij med belgijskimi zavezanci za DDV.
Francija
Francija od septembra 2026 postopoma uvaja obvezne e-račune: vsa podjetja jih morajo znati prejemati, velika in srednja podjetja jih morajo prva izdajati, mala in mikro podjetja sledijo od septembra 2027.
Poljska
Poljska v letu 2026 postopoma uvaja nacionalni sistem KSeF, prek katerega je treba izdajati račune med podjetji.
Hrvaška
Od leta 2026 Hrvaška v okviru novih pravil davčnega potrjevanja zahteva e-račune med zavezanci za DDV.
EU: ViDA
S paketom "DDV v digitalni dobi" (ViDA) EU načrtuje od julija 2030 obvezne e-račune za čezmejne B2B transakcije znotraj EU in lažje uvajanje domačih e-računov v državah članicah.
Zakaj so e-računi dobra novica za mala podjetja
- Hitrejše plačilo - računi gredo neposredno v sistem stranke, brez zamud in pretipkavanja.
- Manj napak - manjkajoče davčne številke ali napačen IBAN se odkrijejo pred pošiljanjem.
- Manj papirjev - brez tiskanja, skeniranja in razvrščanja.
- Pripravljeni na prihodnost - ko vaša država uvede obveznost, ste že pripravljeni.
Kako se pripraviti v petih korakih
- Preverite stranke: katere že zahtevajo e-račune, zlasti javni organi in velika podjetja?
- Preverite osnovne podatke: pravilne davčne številke, naslove in IBAN za vas in stranke.
- Izberite programsko opremo, ki izvaža EN 16931 / Peppol UBL, ne le PDF.
- Vprašajte računovodjo, katera nacionalna pravila in roki veljajo za vas.
- Testirajte pravočasno: pošljite nekaj e-računov, preden postane obvezno.
E-računi vključeni v vsak paket: AdBooks ob vsakem PDF ustvari Peppol UBL 2.1 (EN 16931) XML in pred izvozom preveri IBAN, ID za DDV in postavke. Preizkusite 14 dni brezplačno.
Opomba: nekatere države dodatno zahtevajo nacionalne sisteme ali certificirane platforme (na primer davčno potrjevanje ali KSeF). AdBooks se ne povezuje z nacionalnimi sistemi davčnega potrjevanja, zato pri računovodji preverite, kaj velja v vaši državi.
Pogosta vprašanja
Ali je račun v PDF e-račun?
Ne. PDF je elektronski dokument, ni pa strukturiran e-račun. E-račun je strojno berljiva datoteka, običajno XML, po standardu EN 16931.
Kakšna je razlika med Peppolom in XRechnungom?
Oba temeljita na EN 16931. Peppol UBL se uporablja po vsej Evropi in je hkrati omrežje za izmenjavo računov; XRechnung je nemški nacionalni format, predvsem za javne organe.
Ali potrebujem e-račune za zasebne stranke?
V večini držav nove obveznosti veljajo za račune med podjetji (B2B) in za javne organe. Za zasebne stranke običajno še vedno zadošča navaden račun.
Koliko stanejo e-računi?
V mnogih programih za račune so vključeni. V AdBooksu je izvoz XML del vsakega paketa.
Zaključek
E-računi prihajajo v vso Evropo - vprašanje je le, kdaj bodo v vaši državi obvezni. Podjetja, ki preidejo prej, prihranijo čas, hitreje prejmejo plačila in se izognejo naglici v zadnjem trenutku. Preverite podatke, izberite programsko opremo z izvozom EN 16931 in začnite pošiljati e-račune, preden morate.