A faturação eletrónica já não é só para grandes empresas. Por toda a Europa, os países estão a tornar obrigatórias as faturas eletrónicas estruturadas entre empresas - e um PDF enviado por e-mail não é uma fatura eletrónica. Veja o que é a faturação eletrónica, que prazos se aplicam nos países mais importantes e como as pequenas empresas se podem preparar sem stress.
Em resumo
- Uma fatura eletrónica é um ficheiro estruturado (normalmente XML) que o software do cliente lê automaticamente - um PDF não chega.
- A norma europeia é a EN 16931; Peppol UBL 2.1 é um dos formatos mais usados.
- Alemanha, Bélgica, França, Polónia e Croácia estão a introduzir por fases a obrigação B2B.
- A UE prevê a fatura eletrónica para operações B2B transfronteiriças a partir de 2030 (ViDA).
O que é uma fatura eletrónica?
É uma fatura num formato estruturado e legível por máquina. Em vez de uma imagem da fatura (PDF ou papel), o cliente recebe um ficheiro em que cada dado - vendedor, comprador, NIF, artigos, valores, IBAN - está num campo definido. O programa de contabilidade do cliente importa-a automaticamente, sem voltar a escrever.
EN 16931 e Peppol UBL 2.1
A EN 16931 é a norma europeia que define que dados uma fatura eletrónica contém. Peppol UBL 2.1 é um formato XML muito usado baseado nessa norma, e o Peppol é também uma rede através da qual empresas e entidades públicas trocam faturas. Muitos formatos nacionais baseiam-se na mesma norma.
Prazos em países importantes
As datas abaixo são os planos conhecidos à data da escrita. Os governos alteram-nas de vez em quando - confirme junto da Autoridade Tributária ou do seu contabilista.
Alemanha
Desde 1 de janeiro de 2025, todas as empresas têm de conseguir receber faturas eletrónicas de outras empresas. A emissão passa a ser obrigatória por fases: a partir de 2027 para empresas com volume de negócios superior a 800.000 € no ano anterior e a partir de 2028 para todas.
Bélgica
Desde 1 de janeiro de 2026, a fatura eletrónica via Peppol é obrigatória para a maioria das operações B2B entre sujeitos passivos de IVA belgas.
França
A França introduz a obrigação por fases a partir de setembro de 2026: todas as empresas têm de conseguir receber faturas eletrónicas, as grandes e médias têm de as emitir primeiro e as pequenas e microempresas seguem a partir de setembro de 2027.
Polónia
A Polónia implementa por fases em 2026 o sistema nacional KSeF, através do qual têm de ser emitidas as faturas entre empresas.
Croácia
Desde 2026, a Croácia exige faturas eletrónicas entre sujeitos passivos de IVA, no âmbito das novas regras de fiscalização.
UE: ViDA
Com o pacote «IVA na era digital» (ViDA), a UE prevê tornar obrigatória a fatura eletrónica nas operações B2B transfronteiriças a partir de julho de 2030 e facilitar a sua introdução a nível nacional.
Porque é uma boa notícia para as pequenas empresas
- Recebimentos mais rápidos - as faturas entram diretamente no sistema do cliente, sem atrasos nem digitação.
- Menos erros - um NIF em falta ou um IBAN errado são detetados antes do envio.
- Menos papelada - sem imprimir, digitalizar ou arquivar.
- Preparado para o futuro - quando a obrigação chegar, já está pronto.
Como se preparar em cinco passos
- Verifique os clientes: quais já pedem faturas eletrónicas, sobretudo entidades públicas e grandes empresas?
- Verifique os dados: NIF de IVA, moradas e IBAN corretos, seus e dos clientes.
- Escolha um software que exporte EN 16931 / Peppol UBL, não apenas PDF.
- Pergunte ao seu contabilista que regras e prazos nacionais se aplicam a si.
- Teste com tempo: envie algumas faturas eletrónicas antes de ser obrigatório.
Faturação eletrónica incluída em todos os planos: o AdBooks cria um XML Peppol UBL 2.1 (EN 16931) junto de cada PDF e verifica IBAN, NIF de IVA e artigos antes da exportação. Experimente grátis durante 14 dias.
Atenção: alguns países exigem ainda sistemas nacionais ou software certificado (por exemplo a certificação de programas de faturação pela AT em Portugal, ou o KSeF na Polónia). O AdBooks não está ligado a sistemas nacionais de fiscalização, por isso confirme com o seu contabilista o que se aplica no seu caso.
Perguntas frequentes
Uma fatura em PDF é uma fatura eletrónica?
Não. Um PDF é um documento eletrónico, mas não uma fatura eletrónica estruturada. Esta é um ficheiro legível por máquina, normalmente XML, segundo a EN 16931.
Qual a diferença entre Peppol e XRechnung?
Ambos se baseiam na EN 16931. O Peppol UBL é usado em toda a Europa e é também uma rede de troca; o XRechnung é o formato nacional alemão, sobretudo para entidades públicas.
Preciso de faturas eletrónicas para particulares?
Na maioria dos países, as novas obrigações aplicam-se às faturas entre empresas (B2B) e às entidades públicas. Para particulares, uma fatura normal costuma continuar a ser suficiente.
Quanto custa a faturação eletrónica?
Em muitos programas de faturação está incluída. No AdBooks, a exportação XML faz parte de todos os planos.
Conclusão
A faturação eletrónica está a chegar a toda a Europa - a única questão é quando se torna obrigatória no seu país. As empresas que mudam cedo poupam tempo, recebem mais depressa e evitam a pressa de última hora. Verifique os dados, escolha um software que exporte EN 16931 e comece a enviar faturas eletrónicas antes de ser obrigado.